Die Digitalisierung der Arbeitswelt

betrifft fast alle Unternehmen und ist angesichts des Trends zu Industrie 4.0 zunehmend dringend. Wir bieten langjährige Erfahrung, sofort einsatzbereite Lösungen und motivierte Mitarbeiter für zufriedene Kunden und begrüßen Sie auf unserer WebSite!

Bei APEXNOVA begreifen wir uns vor allem als am Ergebnis orientierte Dienstleister - erst dann sind wir auch Softwarehersteller. Die betrieblichen Prozesse interessieren uns ganzheitlich. Gleichermaßen wichtig ist die Effektivität und Effizienz unseres Tuns für uns und unsere Kunden.

Durch intensive Automatisierung erzielen wir nachhaltig positive Ergebnisse. Wir erleichtern erheblich die alltäglichen Bürotätigkeiten. Unseren Kunden werden bald weniger Arbeitskräfte zur Verfügung stehen. Wir entlasten die verbleibenden Mitarbeiter. Mit dem fortschrittlichen Unternehmer sitzen wir so in einem Boot.

Arbeit automatisieren

Büroarbeit modernisieren.

Heute weniger Fachkräfte – morgen weniger Arbeitskräfte

Wir suchen ständig nach Möglichkeiten, zeitaufwändige Büroarbeiten zu modernisieren. Qualifizierte Arbeitskräfte und agile Unternehmer wissen dies besonders zu schätzen.

Bei der Organisation von Arbeit gehen wir gerne unübliche Wege. Großes Potential erschließen wir mit der verstärkten Einbindung von MitarbeiterInnen, die familienbedingt zu Hause arbeiten wollen und dies mit unserer Cloud-Anwendung auch können. Wir verbinden unternehmensübergreifend, häufig spezialisierte, interne und externe Kräfte zu einem flexiblen, ortsunabhängigem Ganzen. Wir führen Wünsche, Wissen und Werte von Mitarbeitern und Unternehmern zusammen.

Home Die Digitalisierung der Arbeitswelt fördern Arbeitzeit einfach erfassen

Arbeitszeit einfacher erfassen.

Wir bieten 6 Methoden der Arbeitszeiterfassung

Jede Methode der Arbeitszeiterfassung hat unterschiedliche Vorteile.

  • Industriestunden - Manuelle Erfassung mit Stundenzetteln - die traditionelle Methode
  • Kommt-/Gehtzeiten - Manuelle Erfassung mit Stundenzetteln - ermöglicht automatisierte Zuschläge
  • Schichtzeiten - Manuelle Erfassung mit Stundenzetteln - ermöglicht definierte Beginn und Endezeiten
  • Kommt-/Gehtzeiten - Automatisierte Erfassung mit Telefonen - verlagert die Erfassungsarbeit auf den Mitarbeiter, ersetzt aber auch manuellen den Stundenzettel.
  • Kommt-/Gehtzeiten und Fehlzeiten - Automatisierte Erfassung mit Apps - ersetzt den Stundenzettel und fügt Einsatzmeldung und automatisierte Bestätigung des Arbeitszeitnachweises hinzu.
  • Schichtzeiterfassung - Automatisierte Erkennung anhand der Beginnzeiten (Fangraster in Minuten einstellbar) - ist mit telefonischer Zeiterfassung und App kombinierbar.

Personaldienstleister und Handwerker arbeiten häufig noch mit Stundenzetteln. Das macht zwar mehr Arbeit und ist fehleranfällig, aber auch flexibel. Häufig werden dabei sogenannte Industriestunden verwendet. In zquadrat, unserer EDV-Lösung für Personaldienstleister werden dann z.B. 8 Std. manuell übertragen. Damit Zuschläge automatisiert zugeordnet werden können, ist jedoch stattdessen die Übergabe von Kommt-/Gehtzeiten erforderlich, z.B. 18:00 - 02:00 Uhr. Damit sind jedoch noch keine exakten Pausen möglich. Bei einer Pause kann noch automatisiert die Mitte bestimmt werden. Bei mehreren Pausen z.B. exakter Erfassung von Zigarettenpausen hört der Spaß mit händischer Übertragung endgültig auf. Dafür haben wir Möglichkeiten vorgesehen, dass die Mitarbeiter mit ihren Handys über eine kostenlose Telefonnummer oder über eine App die Beginn- und Endezeiten jeweils selbst erfassen können. Die Pausen werden dabei aus den Zwischenräumen berechnet. Die jeweiligen Vorgesetzten der externen Mitarbeiter von Personaldienstleistern werden automatisiert informiert und der Stundenzettel aus den bereits eingegebenen Werten erstellt, ohne dass interne Mitarbeiter damit belastet werden. Die Abweichungen zwischen tatsächlichen Kommt-/Gehtzeiten zu den Schichtzeiten können automatisiert korrigiert werden. Dies ist z.B. eine häufige Anwendung in der Automobilindustrie.

Home Büroarbeit automatisieren Fristen überwachen, nicht nur für Equal Pay

Fristen überwachen.

Fristen überwachen für Equal Pay.

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und die Fristenüberwachung

  • Nach 9 Monaten beginnt die Frist für Equal Pay.
  • Nach 18 Monaten beginnt die übliche Frist für die maximale Überlassungsdauer. Betriebsvereinbarungen können Ausnahmen regeln.
  • Überlassungzeiten ehemaliger Verleiher müssen gegebenenfalls berücksichtigt und zu aktuellen Überlassungen beim gleichen Entleiher addiert werden.
  • Unterbrechungen in der Überlassung können die Fristen unter bestimmten Umständen eventuell verlängern.

Mit einfachen Kalenderfunktionen lassen sich die Varianten nicht praxisgerecht abbilden, weil sich Überlassungen manchmal mit Unterbrechungen aneinanderreihen und damit eine manuelle Kontrolle leicht fehlerhaft wird. Bei Versäumnissen gegen diese Fristenregelungen drohen dem Verleiher empfindliche Strafen und dem Entleiher die Möglichkeit ungewollt Arbeitgeber zu werden.

Die Kommunikationsmöglichkeiten, die wir in zquadrat implementiert haben, sorgen in Verbindung mit der Fristenüberwachung dafür, dass die Beteiligten automatisiert verständigt werden können, sobald eine dieser Fristen in den kritischen Bereich kommt.

Home Arbeitzeit einfach erfassen Komplexe Löhne einfach berechnen

Löhne einfach berechnen.

Wir bieten die automatisierte Berechnung von komplexen Löhnen.

Unsere Lohnberechnung besteht aus den 4 folgenden Stufen

  • Bruttolohnabrechnung - Unternehmer - Zeiterfassung einschließlich Fehlzeiten.
  • Bruttolohnabrechnung - Unternehmer - Umsetzung der Betriebs- oder Tarifvereinbarungen.
  • Nettolohnabrechnung - Steuerberater - Nettolohnabrechnung nach steuerlichen und versicherungstechnischen Vorgaben.
  • Nettolohnabrechnung - Steuerberater - Datenaustausch mit dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern.

Die meiste Arbeit entsteht für den Unternehmer in den ersten beiden Stufen. Mit unseren Automatisierungslösungen, bei denen die Lohnabrechnung auch gleich ausführlich dokumentiert werden, helfen wir bei der Argumentation bei den häufigen Lohnfragen gegenüber den Mitarbeitern und im Fall des Falles auch Prüfungen der Bundesagentur für Arbeit oder den Arbeitsgerichten.

Aus wirtschaftlichen Überlegungen rentiert es sich bei größeren Unternehmen manchmal, auch die Nettolohnabrechnung selbst und ohne die Unterstützung eines Steuerberaters durchzuführen. Damit die Nettolohnabrechnung einfach durchgeführt werden kann, stellen wir Schnittstellen z.B. für Datev zur Verfügung. Für kleinere Unernehmen übernehmen wir gerne auch die Nettolohnabrechnung vollständig und stellen hierzu ausgebildetes Personal zur Verfügung.

Home Fristen überwachen, nicht nur für Equal Pay Rechnungen nebenbei erstellen

Rechnungen nebenbei erstellen.

Vereinfachte Faktura von Dienstleistungen, Mietverträgen und Warenlieferungen.

Rechnungen für Dienstleistungen vor allem bei Personaldienstleistungen sind häufig zusammengesetzt aus grundlegenden Verrechnungssätzen mit kundenindividuellen Zuschlägen, die jeweils mit Werten aus unterschiedlichen Arbeitszeiten multipliziert werden. Die Rechnungszeiträume sind dabei flexibel. Bei Bedarf sind die Rechnungen nach Kundenvorgaben zusammenzufassen oder aufzuteilen.

Damit administrative Kräfte die Variantenvielfalt auch bei großen Kundenstämmen stressfrei bewältigen können, haben wir die programminterne Informationsweitergabe kaskadenartig strukturiert und darauf geachtet, dass die Flexibilität dabei nicht verlorengeht.

  • Durchgängige Informationskaskade für Mandanten- und Kundenwerte führt zu sicheren Abrechnungen.
  • Automatisierte Umrechnung führt zur Anwendung der kundenspezifischen Regeln während der Zeiteingabe für den Lohn. Das erspart zusätzlich Zeit.
  • Neben zeitabhängigen Dienstleistungswerten können mit dem gleichen System auch Warenverkäufe abgerechnet werden. Damit ist das System auch für die Abrechnung von Werkverträgen geeignet.
  • Die Abrechenbarkeit von Mietverträgen runden das System ab. Wir selbst nutzen es, um unsere Mietverträge für zquadrat abzurechnen.

Nebeneffekt der Fakturafunktion ist zunächst die aktuelle Erstellung der Offenen Postenlisten, die häufig erst später in der FiBu zur Verfügung steht. Umsatzauswertungen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Das Mahnwesen kann direkt aus der Anwendung erledigt werden.

Home Komplexe Löhne einfach berechnen Deckungsbeiträge berechnen für Dienstleister

Deckungsbeiträge berechnen für Dienstleister.

So einfach ist unsere Berechnung von auftragsbezogenen Deckungsbeiträgen.

Die Deckungsbeiträge der einzelnen Aufträge zu kennen, ist für die wirtschaftliche Führung jeden Unternehmens von besonderer Bedeutung. Es hängt aber von der Architektur der Software ab, ob dies einfach, oder möglicherweise gar nicht möglich ist, die hierfür notwendigen Daten zu erhalten.

Während die Deckungsbeitragsrechnung im Handel meist relativ einfach ist, ist es für produzierende Unternehmen oft schwierig und auch für Dienstleister meist nicht ganz so einfach.

  • Auftragsbezogene Deckungsbeitragsrechnung - asynchrone Zuordnung der monatlichen Lohnkomponenten bei Personaldienstleistern. Deren Mitarbeiter arbeiten nicht im Monatsrhytmus für deren Kunden.
  • Die Zeiträume der Deckungsbeitragsrechnung sind frei wählbar.
  • Im Bedarfsfall können daraus auch Berechnungen für zukünftige Entwicklungen abgeleitet werden.

Der Produktvergleich von Software lohnt in diesem Falle ganz besonders. Bei Dienstleistern dominieren typischerweise die Personalkosten. Für den Fall, dass Lohndaten zu früh an Lohnprogramme übergeben werden und damit nur noch konsolidiert vorhanden sind ist es sehr wahrscheinlich, dass die auftragsbezogene Deckungsbeitragsrechnung nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich ist. In der FiBu ist diese Art der Deckungsbeitragsrechnung üblicherweise nicht mehr möglich.

Home Rechnungen nebenbei erstellen operative BWA erstellen on the Fly

Operative BWA erstellen on the Fly.

Operative BWA innerhalb von Sekunden erstellen.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen müssen zeitnah zur Verfügung stehen.

  • Die Erträge lassen sich leicht aus den Fakturadaten ermitteln.
  • Die Fixkosten in Unternehmen sind meist bekannt, oder leicht ermittelbar.
  • Die variablen Kosten stehen durch die Lohndaten zur Verfügung.
  • Die Differenzen stehen als operatives Ergebnis zur Verfügung, ohne Umweg über FiBu oder Steuerberater.

Die operative BWA ist das zentrale Steuerelement für den Unternehmensleiter. So geht der Überblick über die Vergangenheit nicht verloren. In Verbindung mit der Deckungsbeitragsrechnung stehen die wichtigen Instrumente für die gegenwärtige wirtschaftliche Führung zur Verfügung.

Vorsorgende Unternehmer, berücksichtigen darüberhinaus die Zukunft und widmen sich den Themen "Arbeitskräfteschwund im Zeichen der Bevölkerungsentwicklung" und "Technologie und Fachkräftebedarf im Zusammenhang mit Industrie 4.0".

Home Deckungsbeiträge berechnen für Dienstleister Stellenanzeigen für die eigene Homepage verwalten

Stellenanzeigen für die eigene Homepage verwalten.

So einfach veröffentlichen Sie Stellenanzeigen in Ihrem Layout.

Fachkräfte finden beginnt bei attraktiven Konzepten

  • Die Bevölkerungsentwicklung ist bekannt. Ca. 6 Millionen Arbeitnehmer scheiden im Laufe der kommenden 10 Jahre aus dem Berufsleben aus. Deutschland gehen zunächst die Fachkräfte und dann auch andere Arbeitskräfte aus.
  • Unternehmen werden lernen müssen, sich bei den verbleibenden Arbeitnehmern zu bewerben.
  • Schnelle Entscheidungen fördern eine mögliche Zusammenarbeit.
  • Wir fördern schnelle Entscheidungsprozesse.

Die meiste Arbeit entsteht für den Unternehmer in den ersten beiden Stufen. Mit unseren Automatisierungslösungen, bei denen die Lohnabrechnung auch gleich ausführlich dokumentiert werden, helfen wir bei der Argumentation bei den häufigen Lohnfragen gegenüber den Mitarbeitern und im Fall des Falles auch Prüfungen der Bundesagentur für Arbeit oder den Arbeitsgerichten.

Aus wirtschaftlichen Überlegungen rentiert es sich bei größeren Unternehmen manchmal, auch die Nettolohnabrechnung selbst und ohne die Unterstützung eines Steuerberaters durchzuführen. Damit die Nettolohnabrechnung einfach durchgeführt werden kann, stellen wir Schnittstellen z.B. für Datev zur Verfügung. Für kleinere Unernehmen übernehmen wir gerne auch die Nettolohnabrechnung vollständig und stellen hierzu ausgebildetes Personal zur Verfügung.

Home Operative BWA erstellen on the Fly Corporate Design CD / CI umsetzen

Corporate Identity / Corporate Design umsetzen.

Corporate Design im Unternehmen durchsetzen kann so einfach sein.

Viele Unternehmen geben Geld dafür aus, ihr Corporate Design (CD) für die Visualisierung ihrer Corporate Identity (CI) entwickeln zu lassen. Doch mit der Entwicklung ist es nicht getan. Die Anzahl der Unternehmen, die über eine durchgängige Strategie für die Anwendung für ihr CD verfolgen ist angesichts der ständig hinzukommenden Medienvielfalt weiterhin ausbaufähig.

Die Probleme sind weitgehend bekannt und mit nur mehr einer Vorlage "Normal.dot" nicht mehr ausreichend lösbar.

Wir haben deshalb in unser zquadrat für die Dokumentenarten Word, Open Office, Crystel Report, PDF, Email und html Wege dafür vorgesehen, dass sich über Vorlagen und CSS, sogenannte Cascading Style Sheets die Stilvorgaben im Unternehmen samt vordefinierten Hintergründen für Briefpapier durchsetzen lassen, ohne dass die Anwender auch nur eine Vorlage lokal installiert haben.

Home Stellenanzeigen für die eigene Homepage verwalten Kommunikation erheblich vereinfachen

Kommunikation erheblich vereinfachen.

Kommunikation ist die Basis jeden betrieblichen Erfolges.

Obwohl weitgehend bekannt ist, dass bis zu 80 Prozent des Unternehmenserfolges von der Güte der Kommunikation des Unternehmens abhängt, tun sich gerade kleine Unternehmen häufig sehr schwer damit.

Die Gründe sind leicht auszumachen. Der fachlich spezialiserte Unternehmensgründer, der gleichzeitig Kommunikationsprofi ist, dürfte ehe die ausnahme als die Regel sein.

Der Kommunikationsprofi der dann auch noch Organisations- und Umsetzungsprofi bei modernen Kommunikationsmedien sein soll ist dann meist nicht mehr in einer Person zu finden.

Die meisten Softwarehersteller haben sich seit Jahren viel zu sehr auf die Werkzeuge eines großen amerikanischen Herstellers verlassen. Gerade dieser Hersteller hat es aber versäumt, seine Produkte an die Erfordernisse des Internets ausreichend anzupassen. Der Browser dieses Herstellers hat zwar noch Bedeutung im B2B-Geschäft, spielt aber bei den Tablett- und Smartphoneanwendern bereits keine Rolle mehr.

Wir haben alle wichtigen Kommunikationsinstrumente in unser Produkt integriert. Damit stehen unseren Anwendern diese Funktionen also auch auf allen ihren Geräten uneingeschränkt zur Verfügung.

Home Corporate Design CD / CI umsetzen Dokumente prüfungssicher archivieren

Dokumente archivieren.

Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in der Fassung vom 14.11.2014.

Die GoBD ist uneingeschränkt gültig seit dem 1.1.2017. Wir stellen in zquadrat eine geeignete Archivierung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zur Verfügung. Die Integration der Kommunikation ist dafür eine wichtige Grundvoraussetzung, weil ein Großteil der heutigen Kommunikation über Email abgewickelt wird. Die automatisierte Archivierung der Inhalte und Anhänge und die Zuordnungsfähigkeit zu den Geschäftsvorfällen und Kommunikationspartnern, sowie die Beibehaltung des originalen Formates erfüllt wesentliche Voraussetzungen für die GoDB.

Wir distanzieren uns explizit von marktschreierischen Behauptungen einiger Wettbewerber, die angeblich "testierte" Systeme anbieten und zitieren deshalb aus dem Download der GoDB. auf Seite 37:

Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Unser integriertes Archivsystem berücksichtigt folgende, teils konkurrierende Herausforderungen:

  • Automatische Archivierung erstellter Dokumente
  • Flexibilität von Dokumenten und Dokumentensicherheit
  • Versionierung von Dokumenten
  • Verfügbarkeit von Dokumenten bei zunehmender Gerätevielfalt mit ihren unterschiedlichen Betriebssystemen
  • Dezentralisiertes Scannen von Dokumenten, die nur in Papierform vorliegen.
  • Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsvorfällen, Personen, Kunden, Ansprechpartnern und Projekten.
  • Archivierung von Versand und Empfang von Email, SMS, Brief
Home Kommunikation erheblich vereinfachen Projekte einfach verwalten

Projekte einfach verwalten.

Projektverwaltung braucht integrierte Kommunikation.

Viele verstehen Projektverwaltung immer noch als aufwändige Darstellung von Zeitabläufen in Gantdiagrammen. Die Arbeit mit etablierten Produkten dieser Gattung mag für Großunternehmen geeignet sein, die über Spezialisten verfügen, um diese Programme zu pflegen. Die Daten für die Kommunikation mit den Projektbeteiligten sind üblicherweise nicht in Projektverwaltungen integriert.

Wir glauben, bei mittleren und kleinen Unternehmen kommt es bei der Projektverwaltung mehr darauf an, die Beteiligten eines Projektes zu verbinden. Unsere einfache Projektverwaltung stellt deshalb die Verbindungen der Projektmitglieder und die Verinfachung der Kommunikation mit den internen und externen Projektbeteiligten in den Vordergrund.

Home Dokumente prüfungssicher archivieren individuelle Anpassungen programmieren

Individuelle Anpassungen programmieren.

Individueller Service wird bei uns groß geschrieben.

Die Meinung, dass sich die Unternehmensprozesse an die Möglichkeiten des ERPs der etablierten Hersteller anpassen müssen, hat sich durch die Arbeitsweise der großer Anbieter als Branchenstandard gefestigt. Standardisierung hat gewisse Vorteile und bietet Kunden Ideen und Orientierung, behindert aber die Umsetzung von Individualität.

Manche Hersteller gehen mit ihren Softwareprodukten so weit, dass sie Individualisierbarkeit gänzlich ausschließen. Der Grund dafür kann in der Einstellung des Herstellers oder der Architektur der Software liegen.

Wir freuen uns über Kunden, die individuelle Ideen mit uns umsetzen wollen und haben unsere Architektur entsprechend ausgelegt, dass wir Kundenwünsche einfach und schnell umsetzen können. Gerne nennen wir Ihnen Referenzen, die bereits positive Erfahrungen gemacht haben mit der Anpassungsfähigkeit unserer Software und unserem persönlichen Anpassungswillen.

Home Projekte einfach verwalten